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Préparer votre budgetUn budget détaillé doit être soumis avec chaque demande de financement du Programme de contestation judiciaire. Tous les budgets doivent être suffisamment ventilés, pour que le Comité puisse évaluer l'ensemble des coûts du projet de même que la contribution demandée au Programme. Si vous ne possédez pas tous les renseignements pour compléter votre budget, fournissez-nous le plus d'information possible. Les renseignements que vous nous donnez sur votre budget sont extrêmement importants. Ils sont utilisés pour préparer le budget qui sera soumis à l'approbation du Comité. Si le Comité accorde le financement, un budget approuvé est préparé, qui comprend une liste des catégories de dépenses couvertes par le Programme ainsi que le montant maximal alloué à chaque catégorie. Vous ne serez remboursés que pour les montants apparaissant au budget approuvé. Cliquez sur les liens ci-dessous pour plus d'information: Le formulaire-typeLes budgets des actions liées aux droits linguistiques ou aux droits à l'égalité (financement pour l'élaboration d'une action, financement pour une action) devraient être soumis sur le formulaire-type de budget du Programme. Vous trouverez une copie du formulaire-type à la fin de cette rubrique. Les budgets pour les négociations, les études d'impact et pour la promotion et l'accès au Programme peuvent être présentés sur le formulaire-type mais cela n'est pas obligatoire. Comment préparer votre budgetLes renseignements suivants expliquent le contenu du formulaire-type inclus ci-dessous. Même si vous n'utilisez pas ce formulaire, nous vous conseillons de lire attentivement cette partie. Vous devriez connaître certaines règles relatives aux budgets et les limites de financement établies. Ces règles et ces limites proviennent des directives de financement du Programme, présentées sommairement dans les lignes qui suivent. Les colonnes du formulaire-type La première colonne indique les catégories de dépenses qui peuvent être inscrites dans le budget et demande dans certains cas, des chiffres précis ; la deuxième colonne est intitulée "Contribution du requérant ou pro bono"; la troisième colonne (à droite) se nomme "Demande de financement au Programme de contestation judiciaire". Le Programme n'est pas toujours en mesure de financer entièrement une action. Des montants maximaux ont été établis pour une action et également pour les taux-horaires que nous rembourserons aux personnes qui travaillent à votre cause. Ces limites ont été fixées pour assurer que le Programme finance le plus grand nombre possible de causes importantes. Si les coûts d'une cause dépassent le montant que vous recevez du Programme, vous devrez trouver un moyen d'acquitter la différence. Disons par exemple que votre avocat effectuera 20 heures de recherche et demande habituellement des honoraires de 175 $ l'heure. Comme vous le verrez plus loin, le Programme financera un maximum de 150 $ l'heure pour ces frais. L'entrée dans le formulaire-type se ferait de la manière suivante:
Dans ce cas, les frais totaux de recherche seraient de : - 20 heures X 175 $ = 3500,00 $ De ce montant, vous pouvez demander au Programme : - 20 heures X 150 $ = 3000,00 $ Vous êtes tenus de trouver les moyens de payer les 500 $ restant. Parfois, les avocats accepteront de travailler selon des honoraires moindres que leurs frais habituels (on appelle le travail effectué gratuitement le travail pro bono) ; il arrive quelquefois que les requérants soient en mesure de défrayer une partie des coûts eux-mêmes ; parfois, les frais seront acquittés par la contribution de groupes ou d'individus qui veulent offrir leur appui. Même si vous n'utilisez pas le formulaire-type du budget, nous aimerions que vous nous fassiez part des coûts totaux de votre projet en les distinguant du montant que vous demandez au Programme. Les rangs du formulaire-type 1. Échéancier de financement - Règle générale, vous ne pouvez nous demander de rembourser les frais encourus avant que vous ayez soumis une demande de financement. Si vous avez déjà des dépenses et que vous nous demandez de les rembourser, vous devez préciser les montants exacts et nous expliquer pourquoi vous n'avez pas fait la demande avant l'accumulation de ces frais. Si vous avez de bonnes raisons d'avoir attendu, le Comité pourrait décider de payer ces montants. Nous ne rembourserons pas les frais encourus pendant la préparation de votre demande. 2. Honoraires pour les avocats et autres - Avec le consentement du Comité, vous pouvez être payé pour le travail que vous faites vous-même. Dans les faits, une grande partie des fonds octroyés est fréquemment investie dans les honoraires des avocats ou d'autres personnes qualifiées vous venant en aide. Nous vous rembourserons selon les taux qu'exigent ces personnes, jusqu'à concurrence des montants suivants:
Dans le budget, vous devriez nous indiquer le temps qui sera accordé à chaque catégorie d'honoraires, les honoraires qu'exige votre avocat et la somme que vous demandez au Programme. Soyez le plus précis possible. Le temps consacré aux déplacements n'est admissible que pour les voyages à l'extérieur. Si vous ne savez pas combien de temps sera accordé à chaque catégorie, nous vous prions d'en faire une estimation. Un ajustement pourra être fait à votre budget si votre estimation est imprécise. Vous pouvez juger utile de demander à la personne qui exécutera le travail d'évaluer elle-même le temps qu'il lui faudra pour le faire. Si vous ne savez pas qui fera le travail, faites votre propre évaluation. 3. Co-conseiller - Si vous ou votre avocat jugez qu'il est pertinent d'embaucher un deuxième avocat d'une autre firme pour accomplir le travail, vous pouvez demander que ces frais vous soient remboursés. Ces frais nécessitent une approbation spéciale : vous aurez donc à nous expliquer pourquoi un autre avocat est indispensable et ce que cette personne apportera de plus à votre cause. 4. Consultations - Si vous demandez du financement pour des consultations, dans le cadre de l'élaboration d'une action ou de la promotion et l'accès au Programme, le temps alloué à l'organisation des consultations sera inscrit dans la catégorie frais administratifs sous "coordination" (maximum de 50 $ l'heure), même si c'est votre avocat qui fait ce travail. Si votre avocat participe à la consultation, pour discuter des questions juridiques, son temps sera inscrit dans la catégorie Recherche et consultation sous "consultation" (maximum de 150 $ l'heure). 5. Débours - Les débours sont des frais que vous ou votre avocat devez payer à d'autres personnes. En consultant le formulaire-type, vous verrez une longue liste de débours qui peuvent être financés par le Programme. Les renseignements suivants vous aideront à comprendre ce que sont les débours et comment vous pouvez demander le financement couvrant ces items:
6. Taxes - Si vous devez payer des taxes, vous devez les inclure à votre budget. Vous devez séparer la TPS et la taxe provinciale (s'il y a lieu) des frais juridiques, administratifs et débours. Nous devons avoir le numéro de TPS de toute personne à qui vous en paierez. 7. Cases vides - Si vous croyez ne pas avoir de dépenses dans l'une ou l'autre des catégories du budget, laissez cette case vide. 8. Les items qui ne tombent sous aucune catégorie - Si vous avez des dépenses qui ne tombent sous aucune catégorie du formulaire, identifiez-les et expliquez pourquoi elles sont essentielles à votre cause ou votre projet. Nous déterminerons s'ils s'agit d'items que nous finançons et nous les inscrirons au formulaire. 9. Commenter votre budget - Vous devez identifier et expliquer chaque item du budget qui exigera une approbation spéciale. Vous pourriez également expliquer certains items dont les montants sont élevés ou qui ne seront peut-être pas clairs pour les membres du Comité qui étudieront votre budget. Vous pouvez inclure vos commentaires à votre demande ou annexer une feuille à votre budget. Si nous avons des questions à propos de votre budget, nous vous en aviserons. Nous pouvons vous aiderNous savons qu'il n'est pas toujours facile de répondre à nos exigences et que vous n'avez pas nécessairement accès aux services d'un avocat. Nous pouvons vous aider à soumettre votre demande. Si vous ne pouvez payer les frais encourus, nous nous chargerons de photocopier les documents que vous voulez joindre à votre demande et de vous les remettre. Si vous rencontrez des difficultés, veuillez communiquer avec nous au (204) 942-0022, ou sans frais 1-866-942-0022. PCJ Budget Modèle (Exemplaire)Donnez une estimation des heures, honoraires et débours associés à l'action. Les personnes et les groupes faisant une demande doivent, dans la mesure du possible, contribuer aux coûts de la cause. Ceci inclut les contributions telles que le temps d'un comité juridique ou de personnel, le temps consacré à la coordination, etc.. De plus, la différence entre le taux horaire de l'avocate ou de l'avocat et le taux maximal prévu par le PCJ devra être calculé en tant que contribution bénévole de la part de l'avocate ou de l'avocat et/ou de la part du demandeur ou de la demanderesse, si cette dernière doit assumer cette différence.
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